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Was gehört ins Ablehnungsschreiben?

Nicht jedes Bewerbungsgespräch kommt zustande. Aus diversen Gründen kann eine Zusammenarbeit nicht erfolgen. Was gilt es bei der Formulierung eines Ablehnungsschreibens zu beachten?

Es gibt jedoch eine Beschäftigungspflicht nach § 154 SGB IX. Betriebe, die diese nicht erfüllen, sind nach § 164 Absatz 1 SGB IX dazu verpflichtet, die Ablehnung eines schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen im Ablehnungsschreiben auch zu begründen. Diese Begründungspflicht gilt für alle Betriebe unabhängig davon, ob sie eine Schwerbehindertenvertretung (oder Personalvertretung) haben.

Begründungspflicht und Entschädigungsansprüche

Durch die Begründungspflicht soll das Einstellungsverfahren für abgelehnte schwerbehinderte oder gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber transparent und überprüfbar werden. Um eventuellen Schadensersatzansprüchen von abgelehnten Bewerberinnen oder Bewerbern wegen Benachteiligung vorzubeugen, sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Gründe im Ablehnungsschreiben kurz und präzise formulieren. In keinem Fall sollte die Absage den Schluss zulassen, dass etwa die Behinderung ein Grund für die Ablehnung ist. Abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber, die eine Benachteiligung im Auswahlverfahren vermuten, können Entschädigungsansprüche innerhalb einer Frist von zwei Monaten geltend machen. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Ablehnung.

Eine nachträglich eingereichte Begründung wird bei einer gerichtlichen Überprüfung des Einstellungsverfahrens in der Regel nicht anerkannt. Es sei denn, dem Betrieb waren zum Zeitpunkt der Ablehnung wichtige Informationen nicht bekannt, wie zum Beispiel das Vorliegen einer Schwerbehinderung der Bewerberin oder des Bewerbers.

Sollten Indizien vorgetragen werden, die eine Benachteiligung aufgrund der Behinderungen vermuten lassen, müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber das Gegenteil beweisen. So kann es bereits von Nachteil sein, wenn beispielsweise die Schwerbehindertenvertretung nicht ordnungsgemäß am Bewerbungsverfahren beteiligt wurde oder die Arbeitsagentur nicht in die Suche nach einem arbeitslosen oder arbeitsuchend gemeldeten Menschen mit Schwerbehinderung einbezogen wurde. Auch die fehlende Bestellung eines Inklusionsbeauftragten nach § 181 SGB IX sowie die Nichterfüllung der Mindestbeschäftigungsquote nach § 154 Absatz 1 SGB IX können als Indiz für eine Diskriminierung wegen einer Behinderung gelten.

Tipp für die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber

Alle Unterlagen sollten bis zum Ablauf der Frist aufbewahrt werden. Im Streitfall können Betriebe somit leichter beweisen, dass das Bewerbungsverfahren benachteiligungsfrei durchgeführt wurde.