Praxisbeispiel Betriebliches Eingliederungsmanagement bei einer staatlichen Institution

Die Institution besteht aus Bundesoberbehörden, Mittelbehörden, örtliche Behörden und sonstige Dienststellen und beschäftigt ca. 40.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Zum Geschäftsbereich zählen Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts. Im Rahmen der vorgegebenen politischen Richtlinien koordiniert die Institution die Haushaltsvorschläge der einzelnen Ministerien und entwirft den jährlichen Bundeshaushalt. Dabei muss gewährleistet sein, dass Leistungsanreize und Leistungswille der Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen nicht beeinträchtigt werden. Im Zuge des europäischen und weltweiten Globalisierungsprozesses gewinnt die europäische und internationale Wirtschafts- und Währungspolitik als zusätzlicher Aufgabenschwerpunkt zunehmend an Bedeutung. Die aktuelle politische, ökonomische und gesellschaftliche Herausforderung erfordert es, die Chancen der Wissens- und Informationsgesellschaft zu öffnen und gleichzeitig die Risiken des rasanten Wandels angemessen abzufedern. Eine nachhaltige Strategie ist erforderlich, die soziale Gerechtigkeit wahrt, Solidarität zwischen den Generationen sicherstellt und vor allem Arbeitsplätze schafft und diese sichert, z. B. auch durch ein Betriebliches Eingliederungsmanagement.

Das BEM dient dazu, frühzeitig alle Möglichkeiten zu nutzen, gezielte Hilfen einzusetzen, um die Arbeits-/Dienstunfähigkeit schnell zu überwinden und einer chronischen Erkrankung/ Behinderung sowie einer erneuten Arbeits-/ Dienstunfähigkeit vorzubeugen, um den Arbeitsplatz zu erhalten. SGB IX § 167 Absatz 2 findet Anwendung auf Beschäftigte, die innerhalb der letzten zwölf Monate länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt insgesamt mehr als sechs Wochen arbeits-/dienstunfähig sind.

Ist der bzw. die Beschäftigte länger als sechs Wochen innerhalb eines Jahres (gemeint sind die letzten zwölf Monate nicht das Kalenderjahr) ununterbrochen oder wiederholt arbeits- oder dienstunfähig, besteht Handlungsbedarf im Sinne des SGB IX § 167 Absatz 2. Die für die Führung der Krankendateien zuständige Stelle überwacht die Einhaltung der Frist und unterrichtet bei einer Arbeits-/ Dienstunfähigkeit von mehr als sechs Wochen oder einer wiederholten Arbeits-/Dienstunfähigkeit von insgesamt mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres die zuständige Personalstelle unter Angabe der Erkrankungszeiten. Die bzw. der betroffene Beschäftigte oder deren bzw. dessen Vertreter bzw. Vertreterin wird von der Personalstelle schriftlich über die Ziele des BEM und über die in diesem Zusammenhang verwendeten Daten informiert. Die Durchführung des BEM setzt die Zustimmung der/des betroffenen Beschäftigten oder deren bzw. dessen Vertreter bzw. Vertreterin voraus (SGB IX § 167 Absatz 2).

Die Personalstelle fertigt das als Muster anliegende Schreiben. Das Schreiben sollte durch die Leiterin bzw. den Leiter der Personalstelle unterschrieben werden. Als Anlagen werden dem Schreiben beigefügt:
- eine Einverständniserklärung
- Gesetzestext
- eine Übersicht über die Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerinnen für das BEM
- sowie ein Merkblatt über die Hilfsangebote

Diese Informationen ermöglichen der bzw. dem Beschäftigten, auch schon vor der Durchführung eines Gespräches gegebenenfalls mit den Ansprechpartnern bzw. Ansprechpartnerinnen Kontakt aufzunehmen. Zudem erhält die bzw. der Beschäftigte einen Überblick über die Personen, die auf ihren bzw. seinen Wunsch zusätzlich hinzugezogen werden können. Das Schreiben nebst Anlagen wird bei anhaltender Arbeits-/Dienstunfähigkeit an die Privatadresse gesandt; wurde die Beschäftigung/der Dienst zwischenzeitlich wieder aufgenommen, erfolgt die Zustellung in der Dienststelle. Zeitgleich erhält bei schwerbehinderten und diesen gleich gestellten Beschäftigten die zuständige Schwerbehindertenvertretung nach vorheriger Unterrichtung gemäß SGB IX § 178 Absatz 2 einen Abdruck des Anschreibens, sofern die/der Beschäftigte nicht innerhalb von 14 Tagen ausdrücklich widersprochen hat.

Liegt die Einverständniserklärung der bzw. des Beschäftigten zum BEM vor, stimmt die Leiterin bzw. der Leiter der Personalstelle oder ein(e) von ihr bzw. ihm benannten Vertreter bzw. benannte Vertreterin mit der bzw. dem betroffenen Beschäftigten sowie den hinzuzuziehenden weiteren Ansprechpartnern bzw. Ansprechpartnerinnen zunächst Ort und Termin für das erste Informationsgespräch ab. Die von der bzw. dem Beschäftigten genannten Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerinnen bilden das Integrationsteam. Um das Vertrauen und die Bereitschaft der bzw. des Betroffenen für Eingliederungsmaßnahmen zu gewinnen, kann die Bedeutung eines ersten Gesprächs nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ein Gespräch sollte daher auch geführt werden, wenn die bzw. der Beschäftigte ein solches Gespräch ohne Beteiligung der in Anlage 3.5 genannten Personen führen möchte. Entsprechend den bei dem Gespräch gesammelten Informationen sind die weiteren Schritte und Informationsgespräche mit den zuständigen Stellen zu koordinieren.

Abhängig von den Umständen des Einzelfalles sind individuelle Maßnahmen zur betrieblichen Eingliederung zu erarbeiten. Dabei kommen insbesondere folgende Maßnahmen in Betracht:
- Änderung der Arbeitsplatzgestaltung und -ausstattung
- Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben
- stufenweise Wiedereingliederung
- Umsetzung

Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, wird u. a. bei Beschäftigten mit Schwerbehinderung das Integrations- bzw. Inklusionsamt hinzugezogen.
Der betriebsärztliche Dienst kann gegebenenfalls bei der Einleitung von Präventionsmaßnahmen hinzugezogen werden.

Sofern der bzw. die Beschäftigte die Einverständniserklärung nicht innerhalb von 14 Tagen zurücksendet, ist davon auszugehen, dass ein Gespräch nicht gewünscht wird.

Im Übrigen bleiben die bestehenden gesetzlichen Möglichkeiten des Dienstherrn bzw. der Dienstherrin nach Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. tarifrechtlichen Bestimmungen nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) unberührt.

Unterlagen über Erkrankungen sind gemäß BBG fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in der die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Abdruck des Anschreibens an die betroffene Beschäftigte bzw. den betroffenen Beschäftigten sowie gegebenenfalls weiterer Schriftverkehr sind zu diesen Unterlagen zu nehmen und spätestens nach fünf Jahren zu vernichten. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten dürfen nur unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen erhoben und verwendet werden.

(Dienststelle)                             DIENSTGEBÄUDE: Adresse
                                                  BEARBEITUNG: Herr/Frau
1. Vertrauliche Personalsache
Frau/Herrn Amtsbezeichnung:
E-MAIL:                                      KERNZEITEN:
Adresse:                                     DATUM: Tag.Monat.Jahr

BETREFF: Prävention bei längerer Dienst-/Arbeitsunfähigkeit gemäß § 167 Absatz 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX

BEZUG: -ohne-
ANLAGEN 1 Gesetzestext § 167 Abs. 2 SGB IX I / § 15 ArbSchG
1 Merkblatt Hilfeangebot
1 Übersicht der Ansprechpartner/innen für das Eingliederungsmanagement
1 Einverständniserklärung

GZ: Pers XXXX - Z XXX (bei Antwort bitte angeben)

Sehr geehrte(r) ....................,


Alternativ
a) bei ununterbrochener Dienst-/Arbeitsunfähigkeit:
Sie sind seit dem …………. dienstunfähig/arbeitsunfähig erkrankt. Für Ihre Genesung wünsche ich Ihnen alles Gute.

b) bei wiederholter Dienst-/Arbeitsunfähigkeit:
Sie waren innerhalb der letzten 12 Monate insgesamt länger als sechs Wochen dienstunfähig/ arbeitsunfähig erkrankt.

Die Gründe, die zu Ihrer Dienst-/Arbeitsunfähigkeit geführt haben, sind mir nicht bekannt. Gerne biete ich Ihnen jedoch an, in einem Gespräch mit den in der Anlage aufgeführten Ansprechpartnerinnen/-partnern gemeinsam nach Lösungen zu suchen, Ihre (ggf. wiederholte) Dienst-/Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und Vorschläge für Leistungen oder Hilfen zu erarbeiten, mit denen einer erneuten Dienst-/ Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann.

§ 167 Absatz 2 SGB IX räumt Ihnen diesen Anspruch ein. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem sich entwickelnden Prozess gezielt nach Wegen für eine schnellere Genesung zu suchen und dabei den Erhalt Ihrer Gesundheit und eine langfristige Sicherung Ihres Arbeitsplatzes in den Vordergrund zu stellen.

Allerdings setzt dies Ihre Beteiligung und Zustimmung voraus. Ich bitte Sie daher, die Chancen einer solchen Maßnahme zu nutzen und mir die anliegende Einverständniserklärung - ggf. nach Rücksprache mit einer der in der Anlage benannten Personen - zurückzusenden.
Für den Fall, dass mir innerhalb von 14 Tagen Ihre Einverständniserklärung nicht vorliegt und während dieser Zeit auch kein Kontakt über eine der in der Anlage benannten Personen mit mir aufgenommen wurde, muss ich indessen davon ausgehen, dass Sie eine Klärung nicht wünschen.

Die Personalvertretung (Personalrat PersR), die Schwerbehindertenvertretung (SchwbV) (bei Beschäftigten mit Schwerbehinderung), die/der Inklusionsbeauftragte des Arbeitgebers für die Angelegenheiten der Menschen mit Schwerbehinderung, die beauftragte Person für Gleichstellung (GleiB) und Ihre unmittelbare Vorgesetzte/ Ihr unmittelbarer Vorgesetzter erhalten einen Abdruck dieses Schreibens, sofern Sie dem zustimmen.

Zusatz für Beschäftigte mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen: Einen Abdruck dieses Anschreibens hat die Schwerbehindertenvertretung gem. § 178 Absatz 2 SGB IX erhalten.

Mit freundlichen Grüßen
-z.U.-

2. PersR: Abdruck zur Kenntnis (wenn Zustimmung des/der Beschäftigten vorliegt)
3. SchwbV: Kenntnisnahme (Abdruck) - nur bei Beschäftigten mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen bzw. Abdruck zur Kenntnis (wenn Zustimmung des/der Beschäftigten vorliegt)
4. Inklusionsbeauftragte/r des Arbeitgebers nach SGB IX § 181: Abdruck zur Kenntnis (wenn Zustimmung des/der Beschäftigten vorliegt)
5. GleiB: Abdruck zur Kenntnis (wenn Zustimmung des/der Beschäftigten vorliegt)
6. Stelle .....: (unmittelbare/r Vorgesetzte/r) Abdruck zur Kenntnis (wenn Zustimmung des/der Beschäftigten vorliegt)
7. Personalkartei: Ablage in Teilakte Krank-Gesund-Meldungen

Im Auftrag
XXX

SGB IX § 167 Absatz 2

§ 15 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Pflichten der Beschäftigten (Auszug)
Die Beschäftigten sind verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten sowie gemäß der Unterweisung und Weisung des Arbeitgebers für ihre Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit Sorge zu tragen. Entsprechend Satz 1 haben die Beschäftigten auch für die Sicherheit und Gesundheit der Personen Sorge zu tragen, die von ihren Handlungen oder Unterlassungen bei der Arbeit betroffen sind.

Möglichkeiten der Prävention sind unter anderem:
- Barrierefreie Gestaltung der Arbeitsstätte, insbesondere der sozialen und sanitären Einrichtungen
- Ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsumgebung
- Beratung und/oder Stellungnahme durch den Betriebsarzt oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit
- Einholen von weiterer interner oder externer Beratung (z. B. Sucht-/Mobbingberatung, Integrations- bzw. Inklusionsamt und dessen Fachdienste, Unfallkasse des Bundes, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, Deutsche Rentenversicherung)
- Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung und der daraus resultierenden Maßnahmen
- Durchführung einer Belastungs-/Arbeitserprobung
- stufenweise Wiedereingliederung in den Arbeitsprozess (z. B. nach dem Hamburger Modell)
- Anpassung des Tätigkeitsprofils (u. a. Arbeitsablauf, Arbeitszeit) an das persönliche aktuelle Leistungsvermögen, ggf. vorübergehende oder dauerhafte Umsetzung
- Home-Office
- Bereitstellung von besonderen Hilfen im Arbeitsleben
- Bereitstellung von Arbeitsassistenz
- vorgezogene arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
- Besondere Unterrichtung bzw. Unterweisung der Kolleginnen und Kollegen (z. B. in Hinblick auf besondere medizinische Notfälle)

Für den Arbeitgeber:
Herr/Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, (Personalreferent Z ..) Tel.:
alternativ bei HZÄ/ZFÄ: Herr/Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, (Leitung der Ortsbehörde) Tel.:

Für die Personalvertretung:
Herr/Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, Tel.:

Für die Schwerbehindertenvertretung:
Herr/Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, Tel.:

Inklusionsbeauftragte/r des Arbeitgebers:
Herr/Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, Tel.:

Gleichstellungsbeauftragte Person: Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, Tel.:

Fachkraft für Arbeitssicherheit: Herr/Frau Vorname, Name, Tel.:

Koordinierende Stelle Arbeitssicherheit: Herr/Frau Vorname, Name, Tel.:

Betriebsärztlicher Dienst (BAD): Herr/Frau Dr. Vorname, Name, Tel.:

Suchtbeauftragte(r): Herr/Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, Tel.:

Unmittelbare/r Vorgesetzte/r: Herr/Frau Amtsbezeichnung, Vorname, Name, Tel.:

Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, werden vom Arbeitgeber hinzugezogen:
- Bei Menschen mit Schwerbehinderung: Integrations- bzw. Inklusionsamt

Amtsbezeichnung, Vorname, Name:                                   Ort, Datum:
Dienststelle:

An die
bzw. Leitung der Ortsbehörde


BETREFF: Prävention bei längerer Dienst-/Arbeitsunfähigkeit gemäß § 167 Absatz 2 SGB IX

BEZUG: Ihr Schreiben vom

ANLAGEN -ohne-


Sehr geehrte Damen und Herren,
bzw. bei der Ortsbehörde:
Sehr geehrte(r) Frau/Herr ...............,

ich nehme Ihr Gesprächsangebot zur Prävention im Sinne von § 167 Absatz 2 SGB IX an.

Ich möchte das Gespräch unter Beteiligung

- eines Mitglieds des Personalrates
- der Schwerbehindertenvertretung
- der/des Inklusionsbeauftragten des Arbeitgebers
- der gleichstellungsbeauftragten Person
- der vorgesetzten Person
- der/des Suchtbeauftragten
- der Fachkraft für Arbeitssicherheit
- .................................(sonstiger Personen)
führen.

- Ich möchte das Gespräch ohne Beteiligung einer der vorgenannten Personen führen.
- Ich stimme der Übersendung eines Abdrucks Ihres Anschreibens an die Personalvertretung, Schwerbehindertenvertretung (bei Beschäftigten mit Schwerbehinderung), den/die Inklusionsbeauftragte(n) des Arbeitgebers für die Angelegenheiten schwerbehinderter Menschen, gleichstellungsbeauftragte Person und unmittelbar vorgesetzte Person zu.

(Zutreffendes bitte ankreuzen)

Mit freundlichen Grüßen
XXX