Im Rahmen der Gesamtplanung hat der Träger der Eingliederungshilfe alle Informationen einzubeziehen, die für die Feststellung der erforderlichen Leistungen notwendig sind.
Nach § 117 Absatz 2 ist in dem komplexen Verfahren auf Wunsch der leistungsberechtigten Person eine Person ihres Vertrauens zu beteiligen, die ihre Interessen vertritt.
Sie bestimmt, wer diese Person ihres Vertrauens ist. Angehörige oder Leistungserbringer sind weder automatisch dabei, noch ausgeschlossen. Die rechtliche Betreuungsperson ist nur dann die Person des Vertrauens, wenn sie ausdrücklich dazu bestimmt wird.
Ergeben sich bei der Bedarfsermittlung Anhaltspunkte für eine Pflegebedürftigkeit, hat der Träger der Eingliederungshilfe mit Zustimmung der leistungsberechtigten Person die zuständige Pflegekasse an dem Gesamtplanverfahren in beratender Funktion einzubeziehen. Die leistungsberechtigte Person oder die rechtliche Betreuungsperson müssen keinen eigenen Antrag stellen.
Für die Aufnahme in eine Werkstatt für Menschen mit Behinderungen (WfbM) war in der Vergangenheit eine Sitzung des Fachausschusses erforderlich, in dem die Notwendigkeit der Aufnahme in die WfbM geprüft wurde. Diese Prüfung durch den Fachausschuss entfällt, wenn eine trägerübergreifende Teilhabeplanung erfolgt ist.
In manchen Regionen findet diese Klärung in der nach dem BTHG erneuerten Hilfeplankonferenz statt. Bei der dort erfolgenden Teilhabeplanung werden auch Alternativen zur WfbM wie zum Beispiel das Budget für Arbeit besprochen.