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Seit Oktober 2000 gibt es einen Rechtsanspruch auf Arbeitsassistenz. Der Rechtsanspruch auf Übernahme der Kosten notwendiger Arbeitsassistenz gilt gegenüber allen Rehabilitationsträgern, die Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben erbringen (§ 49 SGB IX), sowie gegenüber den Integrationsämtern im Rahmen der Begleitenden Hilfe im Arbeitsleben (§ 185 SGB IX).

Seit Ende 2019 gilt für die Arbeitsassistenz, dass die vollen Kosten einer als notwendig festgestellten Arbeitsassistenz übernommen werden müssen – das heißt, die Integrationsämter haben kein Ermessen hinsichtlich der Höhe der Leistung, wenn die Notwendigkeit der Assistenz festgestellt ist (§ 185 Absatz 5 SGB IX-neu).

Grundsätzlich tragen die Rehabilitationsträger die Kosten einer Arbeitsassistenz zur Erlangung eines Arbeitsplatzes und die Integrationsämter die zur Erhaltung eines Arbeitsplatzes. Ausgeführt werden die Leistungen grundsätzlich von den Integrationsämtern.

Das heißt, die Rehabilitationsträger sind für die Leistungen der Arbeitsassistenz bis zu drei Jahren zuständig, insbesondere bei der beruflichen Ersteingliederung, wenn nur so ein Arbeitsplatz aufgenommen beziehungsweise erlangt werden kann. Wenn auch darüber hinaus eine Arbeitsassistenz angesichts von Art oder Schwere der Behinderung erforderlich bleibt, kommt es nach drei Jahren zu einem Zuständigkeitswechsel vom Rehabilitationsträger zum Integrationsamt.

Eine Besonderheit bei dieser Leistung liegt darin, dass das Integrationsamt die Leistung für den zuständigen Rehabilitationsträger ausführt, also den Förderbescheid erteilt und vom Rehabilitationsträger eine Erstattung erhält. Häufig erbringt das Integrationsamt dann nach dieser Zeit die Arbeitsassistenz in eigener Zuständigkeit weiter.

Schwerbehinderte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können einen Antrag auf Arbeitsassistenz an das zuständige Integrationsamt stellen. Dazu gibt es standardisierte Formulare, die ausgefüllt eingereicht werden müssen. Zusätzlich müssen dem Antrag meist noch weitere Unterlagen beigefügt werden, etwa der Arbeitsvertrag oder der Schwerbehindertenausweis. Gegebenenfalls ist eine Tätigkeitsbeschreibung der möglichen Assistenz notwendig. Die vollständigen Unterlagen sendet die Antragstellerin oder der Antragsteller dann an das Integrationsamt.

Arbeitsassistenz wird schwerbehinderten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in Form einer Geldleistung gewährt. Oft stellen die Integrationsämter diese Geldleistung im Rahmen eines Persönlichen Budgets zur Verfügung. Die Leistungshöhe bemisst sich dabei anhand des durchschnittlichen täglichen Bedarfs an Arbeitsassistenz. Voraussetzung ist, dass das Arbeitseinkommen und die Kosten der Arbeitsassistenz in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

In der Praxis werden Leistungen zur Arbeitsassistenz auch zusammen mit Leistungen an Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur Abdeckung außergewöhnlicher Belastungen erbracht (§ 27 SchwbAV); dies ermöglicht flexible Formen der Arbeitsassistenz, vor allem bei einem zeitlich zum Teil nicht genau vorherbestimmbaren Assistenzbedarf am Arbeitsplatz.