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Das Instrument der Arbeitsassistenz soll dafür sorgen, dass schwerbehinderten Menschen im Berufsleben keine Nachteile gegenüber nicht behinderten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern entstehen. Arbeitsassistenzkräfte helfen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Schwerbehinderung, sich im Arbeitsleben voll zu entfalten, so dass sie ihre Qualifikationen umfassend einsetzen und ihre Fähigkeiten ausbauen können. Dadurch werden bestehende Arbeitsverhältnisse gesichert, denn Arbeitsassistenzen helfen, behinderungsbedingte Schwierigkeiten auszugleichen und Problemen am Arbeitsplatz vorzubeugen.

Seit Oktober 2000 gibt es einen Rechtsanspruch auf Arbeitsassistenz. Die Arbeitsassistenz hat sich seitdem zu einem wichtigen Bestandteil des Behindertenrechts entwickelt, der die Chancengleichheit von Menschen mit Behinderung beim Zugang zum Allgemeinen Arbeitsmarkt verbessert sowie Selbstbestimmung und Teilhabe in Arbeit, Aus- und Weiterbildung fördert. Der Rechtsanspruch auf Übernahme der Kosten notwendiger Arbeitsassistenz gilt gegenüber allen Rehabilitationsträgern, die Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben erbringen (§ 49 SGB IX), sowie gegenüber den Integrationsämtern im Rahmen der Begleitenden Hilfe im Arbeitsleben (§ 185 SGB IX).

Schwerbehinderte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können einen Antrag auf Arbeitsassistenz an das zuständige Integrationsamt stellen. Dazu gibt es standardisierte Formulare, die ausgefüllt eingereicht werden müssen. Zusätzlich müssen dem Antrag meist noch weitere Unterlagen beigefügt werden, etwa der Arbeitsvertrag oder der Schwerbehindertenausweis. Gegebenenfalls ist eine Tätigkeitsbeschreibung der möglichen Assistenz notwendig. Die vollständigen Unterlagen sendet die Antragstellerin oder der Antragsteller dann an das Integrationsamt.

Arbeitsassistenz wird schwerbehinderten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in Form einer Geldleistung gewährt. Oft stellen die Integrationsämter diese Geldleistung im Rahmen eines Persönlichen Budgets zur Verfügung. Die Leistungshöhe bemisst sich dabei anhand des durchschnittlichen täglichen Bedarfs an Arbeitsassistenz. Voraussetzung ist, dass das Arbeitseinkommen und die Kosten der Arbeitsassistenz in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

In der Praxis werden Leistungen zur Arbeitsassistenz auch zusammen mit Leistungen an Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur Abdeckung außergewöhnlicher Belastungen erbracht (§ 27 SchwbAV); dies ermöglicht flexible Formen der Arbeitsassistenz, vor allem bei einem zeitlich zum Teil nicht genau vorherbestimmbaren Assistenzbedarf am Arbeitsplatz.

Die Rehabilitationsträger können Arbeitsassistenz bis zu drei Jahren finanzieren, wenn nur so ein Arbeitsplatz aufgenommen beziehungsweise erlangt werden kann. Wenn auch darüber hinaus eine Arbeitsassistenz angesichts von Art oder Schwere der Behinderung erforderlich bleibt, kommt es nach drei Jahren zu einem Zuständigkeitswechsel vom Rehabilitationsträger zum Integrationsamt.