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Über die Pflicht zur Anhörung der Schwerbehindertenvertretung vor der Erteilung einer Abmahnung schwerbehinderter Menschen gibt es unterschiedliche Auffassungen. Um spätere Schwierigkeiten zu vermeiden, empfiehlt sich jedoch eine Zusammenarbeit mit der betrieblichen Interessenvertretung, denn

• nach § 178 Absatz 2 SGB IX haben Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen in allen Angelegenheiten, die schwerbehinderte Menschen betreffen, die Schwerbehindertenvertretung zu informieren und
• auch § 167 SGB IX gibt vor, dass Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen bei Auftreten von personen-, verhaltens- oder betriebsbedingten Schwierigkeiten möglichst frühzeitig die Schwerbehindertenvertretung wie auch den Betriebsrat und das Integrationsamt einschalten sollen.

Damit eine Abmahnung formell wirksam ist, bedarf es bestimmter Voraussetzungen:

• Beanstandung/Rügefunktion: Das Fehlverhalten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin muss so konkret und bestimmt formuliert sein, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin dieses zukünftig abstellen kann.
• Warnfunktion: Aus der Abmahnung muss sich eindeutig ergeben, dass sich im Wiederholungsfall Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses ergeben können und dass ein solches Fehlverhalten in Zukunft nicht geduldet wird.
• Ankündigung: Die konkrete Maßnahme muss benannt werden, die vorgenommen wird, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nochmals dasselbe oder ein ähnliches Fehlverhalten an den Tag legen wird.
• Zugang: Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin muss von der Abmahnung Kenntnis erlangen – dies kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen (aus Beweisgründen erfolgt die Abmahnung in der Regel auf schriftlichem Wege).
• Zeitlicher und sachlicher Zusammenhang: Die Kündigungsandrohung muss in einem zeitlichen Zusammenhang mit der Vetragsverletzung stehen – der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin muss das Fehlverhalten daher in angemessener Zeit rügen. Je länger Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber damit warten, desto geringer wird die Wirkung der Abmahnung (der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin kann dann verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird – eine bestimmte Regelfrist hierfür gibt es jedoch nicht). Um eine spätere Kündigung zu rechtfertigen, muss es sich bei dem Abmahnungs- und dem Kündigungssachverhalt zudem um gleichartige Wiederholungsfälle handeln.