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Akte mit der Beschriftung 'Betriebsvereinbarung'

Eine gute Grundlage für das BEM-Verfahren ist das Instrument der Betriebsvereinbarung bzw. Dienstvereinbarung. Hier wird festgehalten, wie das BEM konkret umgesetzt wird. BEM-Vereinbarungen sind keine Voraussetzung, aber sie erleichtern die Umsetzung des BEM. Mit der BEM-Vereinbarung erhalten alle Beteiligten einen Rahmen für Ziele und Grundsätze der Zusammenarbeit im BEM-Prozess, an den sie sich halten können.

Eine BEM-Vereinbarung fördert die BEM-Struktur, vor allem, wenn darin alle wesentlichen Regelungen, Hilfsangebote und Verantwortlichkeiten klar benannt werden.

Inklusionsvereinbarung oder Betriebsvereinbarung?

Das Gesetz empfiehlt, in einer Inklusionsvereinbarung Regelungen zur Durchführung des BEM zu treffen. Der Haken: eine Inklusionsvereinbarung regelt in erster Linie die Belange der schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten – das BEM betrifft jedoch alle Beschäftigten. Darum ist es in der Praxis sinnvoll, unter Beteiligung von Betriebsrat/Personalrat sowie der SBV eine Betriebsvereinbarung zum BEM abzuschließen und in der Inklusionsvereinbarung auf diese zu verweisen. Die in der Betriebsvereinbarung festgelegten Regelungen gelten für alle und sind rechtsverbindlich.

Mögliche Regelungsbereiche einer BEM-Vereinbarung

Ziele, Grundsätze und Geltungsbereich des BEM
Unterrichtung und Information der Belegschaft
Integrationsteam/BEM-Team (Bildung, Zusammensetzung, Aufgaben)
Verfahrensablauf (Art und Weise, wie das BEM eingeleitet und durchgeführt wird, Verantwortlichkeiten)
Erstgespräch/Informationsgespräch (Art und Weise, Beteiligte)
Sicherstellung der Freiwilligkeit (für den gesamten Prozess)
Datenschutz und Schweigepflicht
Situationsanalyse, Ablauf des Fallgesprächs
Handlungsfelder/Maßnahmenspektrum (mögliche begleitende Maßnahmen/mögliche BEM-Maßnahmen)
Finanzierung/Kostenübernahme
Qualitätssicherung und Evaluation
Konfliktregelung (z. B. durch paritätisch besetzte BEM-Kommission oder Einigungsstelle gem. BetrVG/BPersVG)
BEM-Dokumentation, Berichterstattung (Art und Weise, Verantwortlichkeiten)

Datenschutz-Garantie

Das Thema „Datenschutz“ spielt eine große Rolle im BEM-Prozess, denn im Laufe des Verfahrens werden persönliche Gesundheitsdaten der BEM-Berechtigten gesammelt und verarbeitet. In diesem Zusammenhang gibt es widersprüchliche Interessen: Einerseits haben die Betroffenen ein Recht auf den umfassenden Schutz ihrer persönlichen Daten, andererseits benötigen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber (oder deren Beauftragte) aufschlussreiche Informationen für ein möglichst passgenaues BEM.

Damit alle Beteiligten vertrauensvoll zusammenarbeiten können und das BEM gelingt, ist es ratsam, den sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten so genau wie möglich in einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung zu regeln hinsichtlich

Art und Umfang der Daten, die erhoben werden,
Zweck der Datenerhebung,
Einwilligung (der/des Betroffenen) zur Erhebung von Daten im Rahmen des BEM,
Schweigepflicht aller Beteiligten,
Zugangsrechte zu sensiblen Daten,
Aufbewahrungsdauer,
Aufbewahrungsort (Trennung von BEM-Akte und Personalakte).

Strenge Anforderungen an den Datenschutz nach Inkrafttreten der DSGVO

Auch nach Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist den BEM-Akteurinnen und -akteuren die Verarbeitung personenbezogener Daten in Fällen erlaubt, in denen sie notwendig ist, um die sich aus dem Gesetz oder der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten wahrnehmen zu können (immer abhängig davon, dass die oder der BEM-Berechtigte grundsätzlich in die Durchführung eines BEM und der Beteiligung der einzelnen BEM-Akteurinnen -und akteure eingewilligt hat). Dabei handelt es sich um eine zulässige "interne Datenverarbeitung".

Die gesundheitsbezogenen Informationen, die in der BEM-Akte festgehalten sind, fallen allerdings gemäß DSGVO unter "besondere Kategorien personenbezogener Daten" und müssen besonders geschützt werden. Laut den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 5 Absatz 1 DSGVO) muss die Gestaltung einer BEM-Akte transparent sein. Sie muss sich ausschließlich auf den mit dem BEM verbundenen Zweck beschränken(!).

Beim Umgang mit BEM-Akten muss ein hoher Sicherheitsstandard eingehalten werden. So müssen die BEM-Akten getrennt von den Personalakten aufbewahrt werden und durch besondere Maßnahmen vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden – beispielsweise in aufbruchsicheren Schränken aufbewahrt werden. Alle Personen, die berechtigten Zugang zu einer BEM-Akte haben, müssen eine Verschwiegenheitserklärung abgeben.