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BEM-Vereinbarung

Akte mit der Beschriftung 'Betriebsvereinbarung'

Die betrieblichen Vereinbarungen über den Verfahrensablauf des BEM lassen sich am besten als BEM-Vereinbarung innerhalb einer Betriebsvereinbarung/Dienstvereinbarung (oder auch Inklusionsvereinbarung) festlegen. BEM-Vereinbarungen sind keine Pflicht, aber sie erleichtern die konkrete Umsetzung des BEM, indem alle Beteiligten einen Orientierungsrahmen für Ziele und Grundsätze der Zusammenarbeit im BEM-Prozess erhalten.

Eine BEM-Vereinbarung fördert die BEM-Struktur, vor allem, wenn darin alle wesentlichen Regelungen, Hilfsangebote und Verantwortlichkeiten klar benannt werden.

Inklusionsvereinbarung oder Betriebsvereinbarung?

Das Gesetz empfiehlt, in einer Inklusionsvereinbarung Regelungen zur Durchführung des BEM zu treffen. Der Haken: eine Inklusionsvereinbarung regelt in erster Linie die Belange der schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten – das BEM betrifft jedoch alle Beschäftigten. Darum ist es in der Praxis sinnvoll, unter Beteiligung von Betriebsrat/Personalrat sowie der SBV eine Betriebsvereinbarung/Dienstvereinbarung zum BEM abzuschließen und in der Inklusionsvereinbarung auf diese zu verweisen. Die in der Betriebsvereinbarung festgelegten Regelungen gelten für alle und sind rechtsverbindlich.

Mögliche Regelungsbereiche einer BEM-Vereinbarung

  1. Ziele, Grundsätze und Geltungsbereich des BEM
  2. Unterrichtung und Information der Belegschaft
  3. Integrationsteam/BEM-Team (Bildung, Zusammensetzung, Aufgaben)
  4. Verfahrensablauf (Art und Weise, wie das BEM eingeleitet und durchgeführt wird, Verantwortlichkeiten)
  5. Erstgespräch/Informationsgespräch (Art und Weise, Beteiligte)
  6. Sicherstellung der Freiwilligkeit (für den gesamten Prozess)
  7. Datenschutz und Schweigepflicht
  8. Situationsanalyse, Ablauf des Fallgesprächs
  9. Handlungsfelder/Maßnahmenspektrum (mögliche begleitende Maßnahmen/mögliche BEM-Maßnahmen)
  10. Finanzierung/Kostenübernahme
  11. Qualitätssicherung und Evaluation
  12. Konfliktregelung (z. B. durch paritätisch besetzte BEM-Kommission oder Einigungsstelle gem. BetrVG/BPersVG)
  13. BEM-Dokumentation, Berichterstattung (Art und Weise, Verantwortlichkeiten)

Datenschutz-Garantie

Das Thema „Datenschutz“ spielt eine große Rolle im BEM, denn im Laufe des Verfahrens werden persönliche Gesundheitsdaten der BEM-Berechtigten gesammelt und verarbeitet. In diesem Zusammenhang gibt es widersprüchliche Interessen: Einerseits haben die Betroffenen ein Recht auf den umfassenden Schutz ihrer persönlichen Daten, andererseits benötigen die BEM-Verantwortlichen aufschlussreiche Informationen für ein möglichst passgenaues BEM.

Damit alle Beteiligten vertrauensvoll zusammenarbeiten können und das BEM gelingt, ist es ratsam, den sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten so genau wie möglich in einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung zu regeln hinsichtlich

  • Art und Umfang der Daten, die erhoben werden,
  • Zweck der Datenerhebung,
  • Einwilligung (der/des Betroffenen) zur Erhebung von Daten im Rahmen des BEM,
  • Schweigepflicht aller Beteiligten,
  • Zugangsrechte zu sensiblen Daten,
  • Aufbewahrungsdauer,
  • Aufbewahrungsort (Trennung von BEM-Akte und Personalakte).

Strenge Anforderungen an den Datenschutz nach Inkrafttreten der DSGVO

Auch nach Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist den BEM-Verantwortlichen die Verarbeitung personenbezogener Daten in Fällen erlaubt, in denen sie notwendig ist, um die sich aus dem Gesetz oder der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten wahrnehmen zu können (immer abhängig davon, dass die BEM-berechtigte Person grundsätzlich in die Durchführung eines BEM unter Beteiligung der einzelnen BEM-Akteurinnen -und akteure eingewilligt hat). Dabei handelt es sich um eine zulässige "interne Datenverarbeitung".

Die gesundheitsbezogenen Informationen, die in der BEM-Akte festgehalten sind, fallen allerdings gemäß DSGVO unter "besondere Kategorien personenbezogener Daten" und müssen besonders geschützt werden. Laut den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 5 Absatz 1 DSGVO) muss die Gestaltung einer BEM-Akte transparent sein. Sie darf sich ausschließlich auf den mit dem BEM verbundenen Zweck beschränken(!).

Beim Umgang mit BEM-Akten muss ein hoher Sicherheitsstandard eingehalten werden. So müssen die BEM-Akten getrennt von den Personalakten aufbewahrt werden und durch besondere Maßnahmen vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden – beispielsweise in aufbruchsicheren Schränken aufbewahrt werden. Alle Personen, die berechtigten Zugang zu einer BEM-Akte haben, müssen eine Verschwiegenheitserklärung abgeben.

10 Anhaltspunkte für den Umgang mit personenbezogenen Daten im BEM:

  1. Daten und Informationen werden so sparsam wie möglich erhoben.
  2. Daten und Informationen werden nur für den Bestimmunszweck genutzt, in den die BEM-berechtigte Person eingewilligt hat.
  3. Die Einwilligung wird schriftlich eingeholt (sie darf seitens der BEM-berechtigten Person jederzeit widerrufen werden).
  4. Alle am BEM beteiligten Personen unterschreiben eine Vereinbarung zur Verschwiegenheit und zum Schutz persönlicher Daten.
  5. Die datensichere Aufbewahrung der BEM-Akten in verschlossenen Schränken bzw. passwortgeschützten elektronischen Dokumenten wird gewährleistet.
  6. BEM-Akte und Personalakte werden streng voneinander getrennt. (Nur die Einladung und Rückmeldung zum BEM, ggf. betriebliche Maßnahmen und Beendigung des BEM gehören in die Personalakte. Die BEM-berechtigte Person kann auf Wunsch Akteneinsicht verlangen – sowohl in die Personal- als auch in die BEM-Akte.)
  7. Jede Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfordert eine schriftliche Einwilligung seitens der BEM-berechtigten Person. (Dritte sind beispielsweise Ärztinnen und Ärzte, Fachkräfte der Rehabilitation, die Unternehmensleitung oder weitere Personen im BEM-Team.)
  8. BEM-Verantwortliche fordern keine Unterlagen von behandelnden Ärztinnen/Ärzten der BEM-Berechtigten oder von Rehabilitationsträgern etc. an – auch nicht über die Betriebsärztin oder den Betriebsarzt. (Allein die BEM-berechtigte Person kann diese freiwillig einholen oder jemanden per Einwilligung mit der Einholung von Daten beauftragen. Die behandelnden Ärztinnen und Ärzte benötigen in diesem Fall eine Schweigepflichtsentbindung der BEM-berechtigten Person.)
  9. Es wird festgelegt (beispielsweise in einer Betriebsvereinbarung zum BEM, siehe oben), wann die im Rahmen des BEM erhobenen Daten vernichtet oder an die BEM-berechtigte Person ausgehändigt werden. (Die BEM-berechtigte Person kann jedoch jederzeit die Löschung ihrer Daten verlangen, beispielsweise wenn sie die Einwilligung in das BEM widerruft).
  10. In betrieblichen Jahresstatistiken und Berichten dürfen nur Informationen veröffentlicht werden, die keine Wiedererkennung von Personen erlauben.

Autorin / Autor: (ml) 2018