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Vereinbarungen zum BEM gestalten
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Die BEM-Vereinbarung

BEM ist die Abkürzung für Betriebliches Eingliederungs-Management.

 

Die Arbeitnehmer-Vertretung und das Unternehmen

können eine Vereinbarung machen.

Die Vereinbarung heißt: BEM-Vereinbarung

Die Vereinbarung hilft beim BEM.

Die Arbeitnehmer-Vertretung und das Unternehmen

müssen die BEM-Vereinbarung nicht machen.

Die BEM-Vereinbarung ist freiwillig.

Aber die BEM-Vereinbarung erleichtert das BEM-Verfahren.

In der Vereinbarung steht zum Beispiel:

  • Wie soll das BEM-Verfahren ablaufen?
  • Welche Maßnahmen sollen durchgeführt werden?
  • Wer gehört zum BEM-Team?
  • Wie schützen wir die Daten von den Mitarbeitern?

Besonders größeren Betrieben ist zu empfehlen, in einer Betriebs-, Dienst- oder Inklusionsvereinbarung festzulegen, wie die Organisationsstrukturen, Verfahrensabläufe und Verantwortlichkeiten im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) geregelt sind.

Tipp: Das BEM in einer Betriebsvereinbarung regeln

Das Gesetz empfiehlt, Regelungen zur Durchführung des BEM im Rahmen einer Inklusionsvereinbarung zu treffen. Der Haken: die Inklusionsvereinbarung regelt die Belange der schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten – das BEM betrifft jedoch alle Beschäftigten.

Darum ist es in der Praxis sinnvoll, eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung zum BEM abzuschließen und in der Inklusionsvereinbarung unter dem Stichwort „Betriebliches Eingliederungsmanagement“ auf diese zu verweisen.

Die in der Betriebs- oder Dienstvereinbarung festgelegten Regelungen gelten für alle Beschäftigten und sind rechtsverbindlich.

Übrigens: Der Betriebsrat kann eine Vereinbarung zum BEM anstoßen

Der Betriebsrat hat nach Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Initiativrecht zur Einführung einer Betriebsvereinbarung, die das BEM regelt (siehe unten > Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats beim BEM, Urteil des BAG vom 22.03.2016).

CHECKLISTE – Mögliche Themen der BEM-Vereinbarung

  • Ziele, Grundsätze und Geltungsbereich des BEM
  • Aufklärung und Information der Belegschaft über BEM
  • Inklusionsteam / BEM-Team
  • Erstgespräch
  • Weitere Gespräche im Laufe des Prozesses
  • Sicherstellung der Freiwilligkeit
  • Datenschutz und Schweigepflicht
  • Situationsanalyse
  • Handlungsfelder / Maßnahmen
  • Konfliktregelung
  • Finanzierung / Kostenübernahme
  • Qualitätssicherung und Evaluation
  • BEM-Dokumentation, Berichterstattung

In der Vereinbarung wird festgelegt, auf welche Art und Weise die einzelnen Schritte im BEM-Prozess ablaufen sollen, wer dafür verantwortlich und wer daran beteiligt ist.

Praxis-Tipp: App REHADAT-Inklusionsvereinbarung

Möchten Sie (ob zum BEM oder zu anderen Themen) eine Inklusionsvereinbarung erstellen oder eine bereits abgeschlossene Inklusionsvereinbarung überarbeiten, kann Ihnen die App REHADAT-Inklusionsvereinbarung behilflich sein.

Sensible Daten zum BEM schützen und sicher aufbewahren

Das Thema „Datenschutz“ spielt eine große Rolle im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), denn im Laufe des Prozesses müssen Unternehmen personenbezogene Daten sowie sensible und vom Gesetz besonders geschützte Gesundheitsdaten der BEM-Berechtigten verarbeiten. Eine transparente und vertrauensfördernde Lösung ist es, den Umgang mit den sensiblen Daten so genau wie möglich in einer betrieblichen Vereinbarung zu regeln.

  • Zweck der Datenerhebung
  • Art und Umfang der Daten, die erhoben werden
  • Einwilligung der BEM-Berechtigten (zur Erhebung von Daten im Rahmen des BEM)
  • Schweigepflicht aller Beteiligten
  • Zugangsrechte zu sensiblen Daten
  • Aufbewahrungsdauer
  • Aufbewahrungsort (Trennung von BEM-Akte und Personalakte)

Wichtig:

Unternehmen dürfen Gesundheitsdaten, die im BEM-Verfahren erhoben wurden, nicht zur Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung nutzen.
  1. Erheben Sie Daten und Informationen so sparsam wie möglich.
  2. Nutzen Sie Daten und Informationen ausschließlich für die Zwecke des BEM.
  3. Holen Sie die Einwilligung ins BEM schriftlich ein (die BEM-berechtigte Person darf diese jederzeit widerrufen).
  4. Lassen Sie alle am BEM beteiligten Personen eine Vereinbarung zur Verschwiegenheit und zum Schutz persönlicher Daten unterschreiben.
  5. Gewährleisten Sie die datensichere Aufbewahrung der BEM-Akten in verschlossenen Schränken bzw. passwortgeschützten elektronischen Dokumenten.
  6. Trennen Sie Personalakte und BEM-Akte streng voneinander.
    • Das kommt in die Personalakte: Einladung zum BEM (mit Datum), Rückmeldung zum BEM (Einverständnis oder Ablehnung), ggf. betriebliche BEM-Maßnahmen, Beendigungsdatum des BEM.
    • Das kommt in die BEM-Akte: personenbezogene Diagnosen und konkrete Leistungseinschränkungen.
  7. Geben Sie personenbezogene Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der BEM-berechtigten Person an beteiligte Dritte weiter.
  8. Fordern Sie als BEM-verantwortliche Person keine Unterlagen von behandelnden Ärztinnen oder Ärzten der BEM-Berechtigten oder von Rehabilitationsträgern etc. an – auch nicht über den betriebsärztlichen Dienst. (Nur die BEM-berechtigte Person kann solche Unterlagen einholen oder jemanden mit der Einholung von Daten beauftragen.)
  9. Legen Sie in einer Vereinbarung zum BEM fest, wann die im Rahmen des BEM erhobenen Daten vernichtet oder an die BEM-berechtigte Person ausgehändigt werden.
    (Hinweis: Es ist umstritten, wie lange die BEM-Akte aufzubewahren ist – da der Zweck der Datenspeicherung mit Beendigung des BEM-Verfahrens wegfällt, wird einerseits die Meinung vertreten, dass die Akte unmittelbar zu vernichten ist. Andererseits wird die Meinung vertreten, dass eine Aufbewahrung von bis zu drei Jahren zulässig ist, um bei möglichen Folgeerkrankungen auf Wunsch der Beschäftigten auf die bisherigen BEM-Daten zugreifen zu können.)
  10. Veröffentlichen Sie in betrieblichen Jahresstatistiken und Berichten nur diejenigen Informationen, die keine Wiedererkennung von Personen erlauben.

Informationen, die in der BEM-Akte festgehalten werden, fallen laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unter „besondere Kategorien personenbezogener Daten“, das heißt sie müssen besonders geschützt werden. Zu diesen Informationen gehören personenbezogene Diagnosen und konkret benannte  Leistungseinschränkungen.

Anforderungen an die BEM-Akte

  • Die Gestaltung einer BEM-Akte muss transparent sein und darf sich ausschließlich auf den mit dem BEM verbundenen Zweck beschränken. 
  • Die BEM-Akte muss getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden und durch besondere Maßnahmen vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.
  • Alle Personen, die berechtigten Zugang zu einer BEM-Akte haben, müssen eine Verschwiegenheitserklärung abgeben.

Allerdings ist den BEM-Verantwortlichen die Verarbeitung personenbezogener Daten in Fällen erlaubt, in denen sie notwendig ist, um die Rechte und Pflichten wahrnehmen zu können, die sich aus dem Gesetz (§ 167 SGB IX) oder der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung ergeben. Es handelt sich dabei um eine zulässige „interne Datenverarbeitung“. 

Um sowohl den besonderen Schutz der im BEM erhobenen Daten als auch ein erfolgreiches BEM gewährleisten zu können, werden an die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten aus dem BEM-Verfahren diese hohe Anforderungen gestellt.