Vereinbarungen zum BEM gestalten und Umgang mit dem Datenschutz
Zusammenfassung
Sie lesen in Leichter Sprache.
Ein Computer hat diesen Text in
Leichte Sprache übertragen.
Die BEM-Vereinbarung
BEM ist die Abkürzung für Betriebliches Eingliederungs-Management.
Die Arbeitnehmer-Vertretung und das Unternehmen
können eine Vereinbarung machen.
Die Vereinbarung heißt: BEM-Vereinbarung
Die Vereinbarung hilft beim BEM.
Die Arbeitnehmer-Vertretung und das Unternehmen
müssen die BEM-Vereinbarung nicht machen.
Die BEM-Vereinbarung ist freiwillig.
Aber die BEM-Vereinbarung erleichtert das BEM-Verfahren.
In der Vereinbarung steht zum Beispiel:
- Wie soll das BEM-Verfahren ablaufen?
- Welche Maßnahmen sollen durchgeführt werden?
- Wer gehört zum BEM-Team?
- Wie schützen wir die Daten von den Mitarbeitern?
Besonders größeren Betrieben ist zu empfehlen, in einer Betriebs-, Dienst- oder Inklusionsvereinbarung festzulegen, wie die Organisation, Verfahrensabläufe und Verantwortlichkeiten im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) geregelt sind.
Was finden Sie auf dieser Seite?
Die BEM-Vereinbarung ist keine Pflicht, jedoch erleichtert sie die Umsetzung des BEM. In ihr lassen sich konkrete Maßnahmen, die verantwortlich handelnden Personen, datenschutzrechtliche Bestimmungen und nützliche Mustervorlagen festhalten.
Wohin mit der BEM-Vereinbarung – Betriebsvereinbarung oder Inklusionsvereinbarung?
Das Gesetz empfiehlt, Regelungen zur Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmagements (BEM) im Rahmen einer Inklusionsvereinbarung zu treffen. Der Haken: die Inklusionsvereinbarung regelt die Belange der schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten – das BEM betrifft jedoch alle Beschäftigten.
Darum ist es in der Praxis sinnvoll, Regelungen zum BEM innerhalb einer Betriebsvereinbarung bzw. Dienstvereinbarung zu beschließen und in der Inklusionsvereinbarung unter dem Stichwort „Betriebliches Eingliederungsmanagement“ auf diese zu verweisen.
Die in der Betriebs- oder Dienstvereinbarung festgelegten Regelungen gelten für alle Beschäftigten und sind rechtsverbindlich.
Tipp für Betriebsräte: eine Vereinbarung zum BEM anregen
Der Betriebsrat hat nach Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Initiativrecht zur Einführung einer Betriebsvereinbarung, die das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) regelt (siehe unten > Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats beim BEM, Urteil des BAG vom 22.03.2016).
CHECKLISTE – Mögliche Regelungspunkte einer BEM-Vereinbarung
In der Vereinbarung kann für einzelne oder mehrere Punkte beschlossen werden, auf welche Art und Weise die einzelnen Schritte im BEM-Prozess ablaufen sollen, wer dafür verantwortlich und wer daran beteiligt ist.
- Ziele, Grundsätze und Geltungsbereich des BEM
- Aufklärung und Information der Belegschaft über BEM
- Inklusionsteam / BEM-Team
- Erstgespräch / weitere Gespräche im Laufe des Prozesses
- Sicherstellung der Freiwilligkeit
- Datenschutz und Schweigepflicht (mehr dazu: siehe unten)
- Situationsanalyse
- Handlungsfelder / Maßnahmen
- Konfliktregelung
- Finanzierung / Kostenübernahme
- Qualitätssicherung und Evaluation
- BEM-Dokumentation, Berichterstattung
Praxis-Tool: App REHADAT-Inklusionsvereinbarung
Möchten Sie (ob zum BEM oder zu anderen Themen) eine Inklusionsvereinbarung erstellen oder eine bereits abgeschlossene Inklusionsvereinbarung überarbeiten, kann Ihnen die App REHADAT-Inklusionsvereinbarung dabei behilflich sein:
Der besondere Schutz persönlicher Daten im BEM
Das Thema „Datenschutz“ spielt eine große Rolle im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), denn in dem Verfahren gibt es widersprüchliche Interessen: Einerseits haben die BEM-Berechtigten ein Recht auf den umfassenden Schutz ihrer persönlichen Daten, andererseits benötigt das BEM-Team aufschlussreiche Informationen für ein möglichst passgenaues BEM.
CHECKLISTE – für den Umgang mit personenbezogenen Daten im BEM
- Erheben Sie Daten und Informationen so sparsam wie möglich.
- Nutzen Sie Daten und Informationen ausschließlich für die Zwecke des BEM.
- Holen Sie die Einwilligung ins BEM schriftlich ein (die BEM-berechtigte Person darf diese jederzeit widerrufen).
- Lassen Sie alle am BEM beteiligten Personen eine Vereinbarung zur Verschwiegenheit und zum Schutz persönlicher Daten unterschreiben.
- Gewährleisten Sie die datensichere Aufbewahrung der BEM-Akten in verschlossenen Schränken bzw. passwortgeschützten elektronischen Dokumenten.
- Trennen Sie Personalakte und BEM-Akte streng voneinander (mehr dazu: siehe unten).
- Geben Sie personenbezogene Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der BEM-berechtigten Person an beteiligte Dritte weiter.
- Fordern Sie als BEM-verantwortliche Person keine Unterlagen von behandelnden Ärztinnen oder Ärzten der BEM-Berechtigten oder von Rehabilitationsträgern etc. an – auch nicht über den betriebsärztlichen Dienst. (Nur die BEM-berechtigte Person kann solche Unterlagen einholen oder jemanden mit der Einholung von Daten beauftragen.)
- Legen Sie in einer Vereinbarung zum BEM fest, wann die im Rahmen des BEM erhobenen Daten vernichtet oder an die BEM-berechtigte Person ausgehändigt werden.
- Veröffentlichen Sie in betrieblichen Jahresstatistiken und Berichten nur diejenigen Informationen, die keine Wiedererkennung von Personen erlauben.
Hinweis:
Unternehmen dürfen Gesundheitsdaten, die im BEM-Verfahren erhoben wurden, nicht zur Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung nutzen.
BEM-Akte: strenge Anforderungen an den Datenschutz
Informationen, die in der BEM-Akte festgehalten werden, fallen laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unter „besondere Kategorien personenbezogener Daten“, das heißt sie müssen besonders geschützt werden. Zu diesen Informationen gehören personenbezogene Diagnosen und konkret benannte Leistungseinschränkungen.
Allerdings ist den BEM-Verantwortlichen die Verarbeitung personenbezogener Daten in Fällen erlaubt, in denen sie notwendig ist, um die Rechte und Pflichten wahrnehmen zu können, die sich aus dem Gesetz (§ 167 SGB IX) oder der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung ergeben. Es handelt sich dabei um eine zulässige „interne Datenverarbeitung“.
Um sowohl den besonderen Schutz der im BEM erhobenen Daten als auch ein erfolgreiches BEM gewährleisten zu können, werden an die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten aus dem BEM-Verfahren in der extra für diesen Zweck anzulegenden BEM-Akte hohe Anforderungen gestellt:
- Die Gestaltung der BEM-Akte muss transparent sein und darf sich ausschließlich auf den mit dem BEM verbundenen Zweck beschränken.
- Die BEM-Akte muss getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden und durch besondere Maßnahmen vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.
- Diese Daten dürfen in die Personalakte: Einladung zum BEM (mit Datum), Rückmeldung zum BEM (Einverständnis oder Ablehnung), ggf. BEM-Maßnahmen, Beendigungsdatum des BEM.
Diese Daten gehören in die BEM-Akte: personenbezogene Diagnosen und konkrete Leistungseinschränkungen. - Alle Personen, die berechtigten Zugang zur BEM-Akte haben, müssen eine Verschwiegenheitserklärung abgeben.
CHECKLISTE – Mögliche Regelungspunkte einer BEM-Vereinbarung zum Datenschutz
Es kann eine transparente und vertrauensfördernde Lösung sein, den Umgang mit den sensiblen Daten so genau wie möglich in einer betrieblichen Vereinbarung zu regeln (mehr dazu: siehe oben).
- Zweck der Datenerhebung
- Art und Umfang der Daten, die erhoben werden
- Einwilligung der BEM-Berechtigten (zur Erhebung von Daten im Rahmen des BEM)
- Schweigepflicht aller Beteiligten
- Zugangsrechte zu sensiblen Daten
- Aufbewahrungsdauer
- Aufbewahrungsort (Trennung von BEM-Akte und Personalakte, mehr dazu: siehe oben).
Video „Datenschutz im BEM: Was gilt?“
Für das BEM-Verfahren braucht es viele Informationen – aber welche Daten dürfen überhaupt erhoben werden? Welche Rechte haben die BEM-Berechtigten? Und wie wird die BEM-Akte aufbewahrt? Antworten und Tipps hat Rechtsanwalt und ifb-Referent Matthias Gillmann im folgenden Video:
