Betriebliches Eingliederungsmanagement und Aspekte des Datenschutzes

Bei der Einführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) ergeben sich auch datenschutzrechtliche Fragen, die vor allem den Umgang mit den Daten betreffen, die während des Prozesses gesammelt und ausgewertet werden.

Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers

Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement beginnt immer mit einer den Arbeitnehmer betreffenden Datenerhebung. Ihr Arbeitgeber ist verpflichtet, Sie auf Art und Umfang der im Zusammenhang mit dem BEM erhobenen und verwendeten Daten hinzuweisen. Für die erforderliche Datenerhebung müssen Sie als Betroffener in jedem Fall Ihre Einwilligung geben (siehe SGB IX § 84 Absatz 2).

Die erhobenen Daten dürfen nur zweckgebunden im Sinne eines erfolgreich durchzuführenden BEM weiter verwendet werden - das heißt, jede Verwendung der erhobenen Daten muss wie das BEM selbst darauf abzielen, arbeitsplatzgefährdende Zusammenhänge zu erkennen und sich am Erhalt und Bestand eines solchen gesundheitsbedingt gefährdeten Arbeitsverhältnisses orientieren.

Da auch der betroffene Arbeitnehmer in der Regel am Bestand seines Arbeitsverhältnisses interessiert ist, gibt er im Hinblick auf dieses Ziel seine Einwilligung zur Erhebung von Daten im Rahmen des BEM ab. Die für die Zwecke des BEM erhobenen und gespeicherten Daten dürfen nicht ohne Weiteres für sonstige arbeitsvertragsrechtliche Zwecke verwendet werden - die Akte zum BEM muss also strikt von der Personalakte getrennt bleiben. In die Personalakte dürfen lediglich Nachweise dafür abgeheftet werden, dass ein BEM stattgefunden hat.

Hinweis: Daraus folgt insbesondere, dass die im Rahmen des BEM erhobenen Daten beispielsweise zur gesundheitlichen Situation des betroffenen Arbeitnehmers nicht in ein Kündigungsverfahren mit der Begründung einer krankheitsbedingten Kündigung einfließen dürfen.

Wer erhebt die erforderlichen Daten?

Die für ein BEM erforderlichen Daten werden zum Beispiel von einer Ad-hoc-Kommission erhoben - diese kann theoretisch aus Mitgliedern der Personalabteilung oder aus Vertretern des Arbeitgebers und den unterschiedlichen in § 84 Absatz 2 SGB IX genannten Interessenvertretungen bestehen - es wird allerdings empfohlen, eine gesonderte Organisationseinheit mit der Erhebung der Daten zu betrauen.

Beispielweise wäre der Betriebsarzt eine geeignete Stelle, da er gegebenenfalls schon Einblick in die Krankenakte des Betroffenen hat. Der Betriebsarzt könnte auch die im Wege des BEM anfallenden Informationen aufbewahren.

Regelung durch Betriebsvereinbarung

Die Einzelheiten der Datenschutzregelungen (zum Beispiel Art und und Umfang der erhobenen Daten, Zusammensetzung der sogenannten Ad-hoc-Kommission, Speicherort und Speicherdauer der erhobenen Daten) sollten bereits im Voraus festgelegt werden - zum Beispiel im Rahmen einer Integrations-, Betriebs- oder Dienstvereinbarung.

(ml)